Jeder Unternehmer muss über sämtliche Ausgaben und Einnahmen seines Betriebes Buch führen. Dies erfolgt für den Überblick über den aktuellen Stand des Unternehmens und alle Vorfälle im Geschäft oder für die Übermittlung der Gewinne an das Finanzamt. Dabei unterliegt die Buchführung in aller Regel den steuerlichen Zwängen. Daher ist die Sorgfalt wichtig und hat aus diesem Grund oberste Priorität.
Die Sorgfalt bei der Buchführung
Das Wichtigste ist generell , dass die Buchführung sorgfältig ausgeführt wird. Meistens geht genaue detaillierte Dokumentation aller Geschäftsvorfälle im Stress des Alltags unter, diese ist jedoch unabdingbar, um am Schluss eines Geschäftsjahres einen realistischen Überblick über Abgaben und Einnahmen zu haben.
Für das Finanzamt ist die sorgfältige Handhabung – also die übersichtliche und die vollständige Abgabe der Unterlagen – von Bedeutung, damit es später nicht zu Missverständnissen kommen kann.
Auf verschiedene Aspekte sollte das Unternehmen dabei besonders achten. Dies ist vor allem die vollständige Dokumentation aller Vorfälle im Geschäft. Hierzu gehören Rechnungen, Warenein- und Ausgänge, Belege, Abschreibungen, Kredite, Lohnzahlungen, Versicherungen und bei Bargeschäften ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch.
Wichtig ist ebenfalls die rechtzeitige Abgabe der Dokumente, denn bei Terminversäumnissen kann unter Umständen eine Strafe durch das Finanzamt drohen.
Die externe Buchhaltung und die Hilfen
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten bei der Buchführung: Entweder übernimmt das Unternehmen diese selbst oder es gibt die Aufgabe an eine externe Buchhaltung weiter, den dieses einstellen kann oder extern beauftragt. Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile.
Die Buchhalter kosten Geld, können jedoch einen erheblichen Teil der Alltagsarbeit bei der Buchhaltung erleichtern. Diese besitzen sehr viel Erfahrung, sodass in aller Regel keine Missverständnisse oder gar Fehler auftreten.
Selbst die eigene Buchführung ist nicht schwer. Vor allem kleine Unternehmen profitieren von einer guten Buchhaltungssoftware, die heute schon cloudbasiert oder online durchgeführt werden können.
Kleinunternehmer und Selbstständige sollten bei der Wahl der Software jedoch darauf achten, dass sie zu dem Unternehmen passt. Dies bedeutet, dass das Programm jene für das Unternehmen bedeutenden Funktionen erfüllen muss, also den firmeninternen Abläufen und zur Branche passen muss.
Den rechtlichen Anforderungen muss das Programm ebenso gerecht werden. Das Programm sollte zugleich übersichtlich sein, sodass das Unternehmen mit der Software optimal arbeiten kann. So sollte der Unternehmer die Vorgehensweise für die Buchführung bestimmen, nicht das Programm.
Die Arbeit für den Buchhalter
Solche Unternehmen, welche einen Buchhalter beauftragen, sollten für diesen und nicht gegen ihn arbeiten. Solche Unvollständigkeiten wie die nicht korrekte Abheftung der Unterlagen oder die Abgabe einer großen Unordnung an Unterlagen können zu Verzögerungen und schlimmstenfalls zu Fehlern bei der Buchführung führen.
Damit der Buchhalter korrekt und optimal arbeiten kann, sollten einige Vorgehensweisen ebenfalls beachtet werden. So sollten keine Dokumenthüllen oder Klarsichtfolien verwendet werden. Die Nutzung unzähliger Hüllen aus Plastik macht dem Buchhalter unnötig viel Arbeit, da dieses jedes Dokument erst aus der Hülle nehmen, beschriften und danach wieder in die Hülle zurückstecken muss.
Die Dokumente sollten korrekt gelocht und nicht getackert werden. Zusammengetackerte Dokumente können schlechter bearbeitet werden, weswegen ein Buchhalter dieser wieder trennen muss. Dies kostet unnötig Nerven und sehr viel Zeit. Am besten locht das Unternehmen die Dokumente vorher ordentlich und heftet diese in einen Ordner. Wichtig ist dabei, dass der Locher keine bedeutenden Informationen entfernen darf.
Beim Einheften sollten die Belege vorsortiert werden. Sortierte Dokumente und Belege helfen dem Buchhalter, einen sehr guten Überblick zu erhalten. Schon ein einfaches Vorsortieren, zum Beispiel nach Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder leicht nach der chronologischen Abfolge und kann Zeit sparen.
Thermopapier sollte immer kopiert werden. Viele Kassenbons von Restaurants oder von Tankstellen sind auf Thermopapier gedruckt. Dieses kann im Laufe der Zeit sehr stark verblassen, sodass die drauf geschriebenen Daten unleserlich werden. Belege auf diesem Thermopapier sollten aus diesem Grund auf herkömmliches Papier kopiert werden.
Ein genauer Termin, an dem das Unternehmen die Unterlagen an die Buchführung weitergibt, hilft zugleich, da das Unternehmen dann genau weiß, bis wann die definierte Aufgabe abgearbeitet werden sollte und auch für den Buchhalter ist dies wichtig, da dieser dann den Arbeitsalltag optimal planen kann.
